¿Qué es la
conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativos?
La conciliación extrajudicial
en asuntos de lo contencioso administrativo es un mecanismo de solución de los
conflictos entre los particulares y el Estado, la cual debe, obligatoriamente,
adelantarse ante un agente del Ministerio Público como requisito de
procedibilidad, antes de presentar una demanda de nulidad y restablecimiento,
de reparación directa o sobre controversias contractuales ante la jurisdicción
de lo contencioso administrativo, en asuntos de naturaleza conciliable.
¿Cuándo se
considera cumplido el requisito de procedibilidad?
El requisito de procedibilidad
se entenderá cumplido cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se
logre el acuerdo o cuando vencido el término previsto, es decir, 3 meses
contados a partir de la presentación de la solicitud, la audiencia no se
hubiere celebrado por cualquier causa; en este último evento, se podrá acudir
directamente a la jurisdicción con la sola presentación de la solicitud de
conciliación.
Con todo, podrá acudirse
directamente a la jurisdicción cuando bajo la gravedad del juramento, que se entenderá
prestado con la presentación de la demanda, se manifieste que se ignora el domicilio,
el lugar de habitación y el lugar de trabajo del demandado, o que este se
encuentra ausente y no se conoce su paradero.
¿Ante quién debe presentarse
la solicitud de conciliación extrajudicial?
La solicitud puede presentarse
individual o de manera conjunta por los interesados, que bien pueden ser
personas naturales o personas jurídicas públicas o privadas. Dicha solicitud de
conciliación debe dirigirse a los procuradores judiciales que desempeñan sus
funciones de intervención ante los jueces o tribunales administrativos competentes
para aprobar la respectiva conciliación.
En las ciudades donde exista
más de un procurador judicial para asuntos administrativos, el asunto se
someterá a reparto. Si la controversia es de competencia del Consejo de Estado
en única instancia, el trámite conciliatorio estará a cargo del procurador delegado
que actúe ante la sección competente para conocer del asunto.
¿Se requiere abogado para
presentar la solicitud de conciliación?
En aras de la protección de
los derechos de las personas involucradas en el conflicto la ley establece que
en la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo,
las partes deben estar representadas por abogado, quien deberá concurrir, en
todo caso, a las audiencias en que se lleve a cabo la conciliación.
¿Qué requisitos debe cumplir
la solicitud de conciliación?
La solicitud deberá contener
los siguientes requisitos:
a. La designación del
funcionario a quien se dirige;
b. La individualización de las
partes y de sus represen antes si fuere el caso.
c. Las diferencias que se
quieren conciliar y los hechos en que
d. La relación de las pruebas
que se acompañan y de las que se harían valer en el proceso;
e. La demostración del
agotamiento de la vía gubernativa, a través del acto expreso o presunto, cuando
ello fuere necesario.
f. La estimación razonada de
la cuantía de las aspiraciones;
g. La manifestación, bajo la
gravedad del juramento, de no haber presentado demandas o solicitudes de
conciliación con base en los mismos hechos.
h. La indicación del lugar
para que se surtan las notificaciones, y
i. La firma del solicitante o
solicitantes.
j. La copia llevada a la
convocada con el sello de recibido.
¿Qué pasa cuando falta alguno de
estos requisitos?
En todo caso, no se podrá
rechazar inicialmente la solicitud por ausencia de cualquiera de los requisitos
anteriores. En este evento, el agente del Ministerio Público para Asuntos
Administrativos
informará a los interesados,
sobre la falta de alguno de ellos, para que subsane la omisión a más tardar el
día de la audiencia. Si durante el trámite de la audiencia se observa que no es
procedente
la conciliación, se dejará
constancia en el acta y se devolverán los documentos aportados por los
interesados.
¿Quién debe hacer la citación
a la audiencia?
La citación a la audiencia la
hace el agente del Ministerio Público ante quien se realice el trámite. El
agente del Ministerio Público al avocar el conocimiento de la solicitud de
conciliación, admitirá el trámite conciliatorio, si está ajustado a derecho y
formulará la correspondiente citación.
¿Qué asuntos son susceptibles
de conciliación?
Las personas jurídicas de
derecho público por medio de sus representantes legales o por conducto de
apoderado podrán conciliar (extrajudicialmente) total o parcialmente, sobre
conflictos de carácter particular y contenido económico de que pueda conocer la
jurisdicción de lo contencioso administrativo a través de las acciones previstas
en los artículos 85 , 86 y 87 del Código Contencioso
Administrativo.
¿Qué asuntos no son
susceptibles de conciliación?
De conformidad con lo
dispuesto en el parágrafo del artículo 8° de la Ley 640 de 2001, es deber del
conciliador velar porque no se menoscaben los derechos ciertos e indiscutibles,
así como los mínimos e intransigibles. De igual forma, no procederá la
conciliación cuando haya operado el fenómeno de la caducidad o el acuerdo verse
sobre conflictos de carácter tributario.
¿Qué ocurre si el conflicto no
es conciliable?
Cuando el agente del
Ministerio Público determine que el conflicto, por su naturaleza jurídica, no
es transigible, desistible o conciliable, expedirá dentro de los diez (10) días
calendario siguiente a la presentación de la solicitud de conciliación, una
constancia con el siguiente contenido:
a) Lugar y fecha de presentación
de la solicitud de conciliación.
b) Fecha en la que es expedida
la constancia.
c) Objeto de conciliación
(parte(s), pretensiones y cuantía).
d) Razones de derecho que
motiven que el conflicto no es conciliable.
e) Firma del conciliador.
En todo caso, junto con la
constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para
mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el archivo del
agente del Ministerio Público respectivo.
¿Qué pasa si la solicitud incluye asuntos conciliables y
no conciliables?
Si en la solicitud se
presentan pretensiones sobre asuntos conciliables y no conciliables, el agente
del Ministerio Público expedirá constancia al interesado respecto de los
asuntos no conciliables,
como se indicó arriba; y
respecto de la parte conciliable, el agente del Ministerio Público deberá citar
a las partes para realizar la audiencia de conciliación.
¿Cómo debe comunicarse la citación
a la audiencia de conciliación?
La citación a la audiencia
deberá comunicarse a las partes por el medio que el agente del Ministerio
Público considere más expedito y eficaz, indicando brevemente el objeto de la
conciliación e
incluyendo la mención a las
consecuencias jurídicas de no comparecer a la audiencia.
¿Qué ocurre ante la
imposibilidad justificada de asistir a la audiencia en la fecha programada?
Cuando circunstancias constitutivas
de fuerza mayor impidan a alguno de los interesados acudir a la correspondiente
sesión, deberán informarlo así y el agente del Ministerio Público competente,
deberá proceder a señalar
nueva fecha para realizar la respectiva audiencia.
Nada impide que dicho informe
y la solicitud de que se fije nueva fecha y hora, se presente desde el momento
mismo en que se recibe la citación si existen causas justificadas para la
inasistencia; pero en todo caso, dicho informe y solicitud deberá presentar sea
más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que debía
celebrarse la audiencia.
¿Qué ocurre con el trámite de conciliación
cuando se presenta la inasistencia de las partes?
La justificación y consecuente
fijación de nueva fecha no pueden ser ilimitadas en el tiempo. Ello es así en
virtud de lo establecido en el Decreto 2511 de 1998 el cual prescribe que
señaladas dos fechas para la realización de la audiencia sin que ésta se pueda llevar
a cabo por inasistencia de cualquiera de las partes, se entiende que no hay
ánimo conciliatorio, lo que se hará constar expresamente por el agente del
Ministerio Público, quien dará por agotada la etapa conciliatoria y expedirá la
correspondiente certificación.
¿Cuáles son las consecuencias
de la inasistencia no justificada?
Si las partes o alguna de
ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no
justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta
podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus
excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los
mismos hechos.
Igualmente, cuando deba
surtirse la conciliación extrajudicial en derecho como requisito de procedibilidad
y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no
haya
justificado su inasistencia a
la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por valor de dos (2) salarios
mínimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la
Judicatura.
¿Cómo está regulado el tema de
las pruebas en la conciliación extrajudicial?
Las pruebas deben aportarse con
la solicitud de conciliación. Durante la celebración de la audiencia de
conciliación extrajudicial los interesados podrán aportar las pruebas que
estimen pertinentes. Sin embargo, el agente del Ministerio Público podrá solicitar
que se alleguen nuevas pruebas o se complementen las presentadas por las partes
con el fin de establecer los presupuestos de hecho y de derecho para la
conformación del acuerdo conciliatorio. Las pruebas tendrán que aportarse
dentro de los veinte (20) días calendario siguiente a su solicitud. Este trámite
no dará lugar a la ampliación del término de suspensión de la caducidad de la acción
previsto en la ley. Si agotada la oportunidad para aportar las pruebas, la
parte requerida no ha aportado las solicitadas, se entenderá que no se logró el
acuerdo.
¿Qué ocurre si se llega a un
acuerdo conciliatorio?
Se elaborará un acta que debe
contener los siguientes aspectos:
a) La identificación de
quienes intervinieron en la audiencia.
b) Los hechos.
c) El objeto de la conciliación
(pretensiones).
d) Las propuestas presentadas
por el Ministerio Público.
e) El contenido, extensión y modalidades
del acuerdo logrado manifestando en forma clara, expresa y determinada las
obligaciones a cargo de cada una de las partes, con indicación de la cuantía,
modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.
f) Las consideraciones del
agente del Ministerio Público acerca del acuerdo al que llegaron las partes.
g) La firma de quienes
intervinieron en la audiencia.
¿Qué ocurre si el acuerdo es parcial?
Si el acuerdo es parcial se
dejará constancia de ello, precisando los puntos que fueron materia de arreglo
y aquellos que no lo fueron, advirtiendo a los interesados su derecho de acudir
a la jurisdicción de lo contencioso administrativo, para demandar lo que no fue
objeto de acuerdo.
¿Qué ocurre si el agente del
Ministerio Público no comparte el acuerdo entre los interesados?
Si el agente del Ministerio Público
no está de acuerdo con lo conciliado por los interesados, por considerarlo
contrario al ordenamiento jurídico lesivo para el patrimonio público o porque no
existen las pruebas en que se fundamente, así lo observará durante la audiencia
y dejará constancia de ello en el acta. El acta de conciliación y el respectivo
auto aprobatorio debidamente ejecutoriado, prestan mérito ejecutivo y tienen
efecto de cosa juzgada.
La autoridad judicial
improbará el acuerdo conciliatorio cuando la respectiva acción haya caducado, cuando
no se hayan presentado las pruebas necesarias, cuando el acuerdo sea violatorio
de la ley o resulte lesivo para el patrimonio público.
¿Dónde pueden radicarse las
solicitudes de conciliación extrajudicial?
En la ciudad de Bogotá, las
solicitudes de conciliación se debe radicar en la Unidad Coordinadora de
Procuradurías Judiciales Administrativas de la Procuraduría General de la
Nación, inclusive aquellas que deban ser ventiladas ante los Procuradores
Delegados ante el Consejo de Estado. En el resto del país, las solicitudes de
conciliación se presentarán en la sede de los despachos de los procuradores
judiciales para asuntos administrativos o agentes del Ministerio Público
asignados para adelantar las conciliaciones, cuyas direcciones se indican a continuación
en el Anexo No. 1 a este documento.
